GTD- wie ich es beruflich anwende

Heute möchte ich Dir vorstellen, wie ich „Getting things done“ (GTD) im Beruf umsetze.

Ich trenne für mich privat und beruflich. Privat nutze ich neben Outlook meinen Kalender, der eher einem bullet journal ähnelt. Dazu ein andermal mehr. Beruflich nutze ich das Firmen-Outlook. Ich kenne Personen, die ein System für Privates und Beruf nutzen und für die das funktioniert. Für mich hat es nicht funktioniert. Wenn mein Kind zum Sport geht, während ich noch im Büro bin, brauche ich das nicht in meinem beruflichen Kalender. Darin sind aber Blocker, so dass meine Kollegen sehen, wann ich für sie nicht verfügbar bin.

Früher nutzte ich neben meinem Notizbuch eine Mappe, in der ich Unterlagen gesammelt habe und die ich regelmäßig durchging. Für geraume Zeit konnte ich so sicherstellen, dass ich alles auf dem Radar behielt. Je mehr Projekte ich aber parallel betreute und je größer diese wurden, umso mehr stieß dieses System an seine Grenzen.

So kam der Zeitpunkt, an dem ich Outlook zu meiner Schaltzentrale gemacht habe. Und ich nutze mit Sicherheit nur einen Bruchteil dessen, was Outlook so kann. Mir ist wichtig, dass ich das System beherrsche und nicht umgekehrt.

Erfassen und Durcharbeiten

Ich fing also an, alles zusammenzutragen. Hier half mir meine Mappe. Im Büro nutze ich wie gesagt den Outlook-Kalender und mein „heiliges“ Notizbuch. Man sieht mich eigentlich nie ohne. Darin sind neben Meetingnotizen und wichtigen Informationen, an die ich mich erinnern will, auch alle Aufgaben, die ich im Laufe des Tages neu übernehme. Diese Aufgaben kennzeichne ich mir am Rand mit einem kleinen Pfeil. Das erleichtert mir die spätere Durchsicht.

Wenn ich es doch mal nicht dabei habe (was eigentlich fast nur in der Mittagspause passiert), schreibe ich mir eine kurze Mail. Wenn dafür die Zeit gerade nicht reicht, bitte ich manchmal meinen Gesprächspartner, mir eine kurze Mail zu schreiben. Das war noch nie ein Problem, schließlich will der andere ja etwas von mir. Was nicht notiert ist, wird nicht gemacht. Dafür bin ich zu vergesslich…

Organisieren

Mein berufliches System besteht in Outlook aus dem Posteingang, Ordnern für die Emails, dem Kalender und wenigen Aufgaben. Daneben gibt es Ordner auf dem Laufwerk, die ich großteils gemeinsam mit Kollegen nutze.

Die in GTD genutzten Listen decke ich über Outlook-Kategorien ab. Sie existieren also bei mir nicht papierhaft. „Wartet auf“ ist in meinem Fall „follow up“. „Nächste Schritte“ sind direkt als Termine in Outlook eingeplant und im Betreff des Termins benannt.

In meinem Kalender gibt es jeden Tag 2 Blocker à 30 Minuten, damit ich meine Emails bearbeiten kann.

Außerdem gibt es einen 20-Minuten-Blocker, in dem ich am Ende des Arbeitstages mein Notizbuch durchgehe und neue Aufgaben in mein Outlook-System aufnehme. Was ich direkt erledigen kann, wird direkt erledigt und im Notizbuch abgehakt oder durchgestrichen.

Für Dinge, bei denen ich später etwas tun muss oder die länger brauchen, schätze ich die Arbeitsdauer und lege mir einen Termin als Arbeitsblocker in Outlook an. Im Betreff notiere ich das Thema und den konkreten nächsten Schritt und ggf auch den Termin. Ins Notizbuch kommt mein Wiedervorlagesymbol.

Wenn ich etwas delegiere, mache ich das in der Regel per Email. Solche Emails bekommen vor Versand die Kategorie „follow up“. Im Rahmen der Wochenroutine halte ich diese Kategorie nach.

Mein Arbeitstag besteht vor allem aus Meetings und Gesprächen, viele davon sind regelmäßige Termine. Für diese regelmäßigen Termine habe ich mir Aufgaben in Outlook angelegt, in denen ich die Themen sammle, die ich besprechen möchte. Wenn nun ein neuer Punkt dazu kommt, entscheide ich, ob es Zeit bis zum nächsten Meeting hat oder vorher geklärt werden muss. Was Zeit bis zu einem Termin hat, notiere ich in der entsprechenden Aufgabe. Vor einem Meeting schaue ich in die Aufgabe und erinnere mich so wieder, was ich alles besprechen wollte. Was nicht so lange warten kann, wird direkt per Email oder persönlich adressiert. Bei komplexeren Inhalten spreche ich gerne auch erst persönlich und schicke hinterher noch eine kurze Mail mit der Kategorie „follow up“, wodurch das Thema Teil meines „follow up“-Systems wird. 

Durchsehen

Zusätzlich zu den schon genannten Email- und Notizenblockern sind es jede Woche 2 Stunden „officetime“ am Nachmittag des letzten Arbeitstages geblockt. Dann gehe ich den Posteingang durch, halte den follow-up-Ordner nach und gehe offene Themen durch. Am Ende dieser „officetime“ ist der Posteingang leer, Erinnerungen sind verschickt, die kommende Woche ist geplant und das Wochenende kann kommen!

Außerdem nehme ich mir am Ende des Monats Zeit, um den kommenden Monat zu planen. Das gleiche gilt für die Quartals- und Jahresplanung.

Durchführen

Zur Erinnerung: GTD unterscheidet hier 3 Modelle, um Handlungen festzulegen:

1. 4 Kriterien, um zu entscheiden, was jetzt getan wird (Kontext, Zeit, Energie, Priorität)
2. 3 Schritte zur Einschätzung täglicher Arbeit
3. 6 Ebenen, um die eigene Arbeit zu überprüfen

Da meine Arbeitstage durch Meetings und Outlooktermine für „nächste Schritte“ recht durchgeplant sind, bin ich beruflich selten in Modell 1. Ich bin meist in Modell 2 unterwegs und erledige die eingeplanten „nächsten Schritte“. Wenn ich etwas angestoßen habe, blocke ich mir direkt die Zeit für den nächsten Schritt. Brauche ich dazu die Zuarbeit eines anderen, setze ich den Blocker für meinen nächsten Schritt, sobald ich die erforderliche Zuarbeit erhalten habe – also während des Emailblocks, wenn ich die eingehende Antwort bearbeite.

Modell 3 bilde ich ab mit meiner Monats-, Quartals- und Jahresplanung. Dazu ziehe ich mich meist in ein Cafè zurück. Ich denke über meine Ziele nach und mache eine persönliche Retrospektive. Diese Reflektion findet in der Regel auf Papier statt, die Ergebnisse werden ins System übertragen.

Wie geht es mir damit?

In meinem Beruf muss ich eigentlich immer mehrere Bälle in der Luft halten und da brauche ich ein System, dass für mich zuverlässig funktioniert. Zum Teil tracke ich ja nicht nur meine eigenen Aufgaben, sondern auch das, was in den zum Teil sehr komplexen Projekten zu erledigen ist. Und mit diesem Vorgehen schaffe ich es, dass mir fast nie etwas „runterfällt“. Wenn, dann habe ich vergessen, etwas in mein System aufzunehmen oder der Punkt „Durchsehen“ fand nicht statt.

Meine Arbeitswochen und -monate sind auch nicht stabil, sondern Termine verschieben sich. Dann muss ich auch meine Arbeitsblöcke ändern. Hier hilft mir die deadline im Betreff. Dadurch weiß ich sofort, wann die Aufgabe erledigt sein muss und was ich überhaupt verschieben kann. Ich verlege Arbeitsblöcke, achte aber darauf, dass sie nicht ausfallen, sondern stattfinden.

Natürlich ist mein Kalender dadurch recht voll, aber so vermittelt er ein realistisches Bild von meiner aktuellen Arbeitslast. Das hilft mir auch dabei, realistisch einzuschätzen, ob ich noch etwas übernehmen kann oder für wann ich es zusage. Würde ich die Arbeitsblocker rausnehmen, würden sich die freiwerdenden Fenster auch mit Meetings füllen. Und wann würde ich dann die anstehenden Arbeiten erledigen? Genau!