Immer dann, wenn mehr zu tun ist als Zeit zur Verfügung steht, wird Priorisierung wichtig. Priorisieren bedeutet, Dingen eine Wichtigkeit zu geben und sie dann nach dieser Wichtigkeit geordnet abzuarbeiten.
Dieses Vorgehen hilft, Dinge abzuschließen. Statt gleichzeitig an 5 Themen zu arbeiten, konzentriert man seine Energie auf idealerweise nur eine einzige Sache und bringt diese zu Ende. Dieser Fokus führt dazu, dass Du tatsächlich Ergebnisse erzielst.
Priorisieren ist privat und auch beruflich wichtig. Egal, ob ein Team an 5 Themen gleichzeitig arbeiten soll, Du telefonierst während Du kochst oder Du während eines Gesprächs auf dem Handy tippst. Das Team wird nicht fertig, das Essen brennt vielleicht an und vom Gespräch bekommst Du bestenfalls die Hälfte mit – und verärgerst eventuell noch Deinen Gesprächspartner. Bei diesem Vorgehen geht oft etwas schief oder man kommt nicht voran. Du investierst Energie in 5 Sachen gleichzeitig, bekommst aber nichts fertig. Dadurch versagst Du Dir selbst das motivierende Element von „Dinge fertig bekommen“. Vielleicht kennst Du das. Was kannst Du also tun?
Was hilft?
Abhilfe schaffst Du, indem Du priorisierst. Du überlegst Dir dabei, wie wichtig oder dringend die einzelnen Aufgaben sind. Dann ordnest Du sie entsprechend und arbeitest sie dann nach der Reihenfolge ab.
Du kannst das noch erweitern, indem Du den einzelnen Prioritäten unterschiedliche Zeitblöcke zuordnest. Für eine Top-Prio gibst Du Dir also mehr Zeit als für eine Aufgabe mit geringerer Priorität.
Wie geht´s?
Es gibt viele Methoden, die Dir sagen, wie Du priorisierte Aufgaben am besten in Deinen Tag einplanst und abarbeitest. Wirkliche Priorisierungsmethoden gibt es aber wenige. Eine bekannte Möglichkeit ist die Eisenhower-Matrix.
Der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower gilt als Namensgeber dieser Methode. Sie basiert auf der Erkenntnis, dass wichtige Aufgaben nicht dringend sein müssen und dringende nicht unbedingt wichtig. Folglich sortiert man Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in 4 Kategorien und behandelt sie entsprechend:
Eine A-Aufgabe bekommt die höchste Priorität, eine B-Aufgabe ist Prio2. C-Aufgaben können – wenn möglich – delegiert werden. Bei P-Aufgaben solltest Du Dich fragen, ob sie überhaupt erledigt werden müssen. Vielleicht ist das etwas für die Later-Liste oder den Papierkorb, daher P-Aufgabe.
A-Aufgaben sind die Aufgaben mit dem höchsten Stress-Potential. Indem Du Deine Energie auf B-Aufgaben fokussiert, verhinderst Du, dass neue A-Aufgaben entstehen und Du in Stress kommst. Hier kommen wir also Weg vom Zeit- und hin zum Selbstmanagement.
Was aber tun, wenn mit es mehrere A- oder B-Aufgaben gibt? Mit welcher beginnst Du? Hier wäre eine Möglichkeit, einen Paarvergleich durchzuführen. Dabei schickst Du alle Themen gegeneinander ins Rennen. Wenn Du nur ein Thema machen könntest – wäre es dann Thema 1 oder Thema 2? Thema 1 oder Thema 3? Thema 1 oder Thema 4 usw. Das machst Du so lange, bis Du wirklich jedes Thema gegen jedes geprüft hast. Am Ende zählst Du zusammen, wie oft welches Thema den Vorrang bekommen hat. Du beginnst dann mit dem Thema, das die höchste Punktzahl bekommen hat.
Alternativ kannst Du eine Abhängigkeitsanalyse durchführen. Dabei fragst Du Dich, welche Themen voneinander abhängen. Wenn ein Thema sich als Stopper für viele andere herausstellt, dann beginnst Du mit diesem, um die anderen Themen zu ermöglichen.
Eine weitere Möglichkeit wäre, den Nutzen zu betrachten. Von welcher Aufgabe hast Du/ Deine Familie/ Dein Kunde am meisten, wenn sie erledigt wurde? Die Aufgabe mit dem höchsten Nutzen bekommt als erste Deine Aufmerksamkeit. Alternativ gilt das gleiche für Risiken. Welche Aufgabe richtet unerledigt den größten (potentiellen) Schaden an? Diese wäre als erste zu erledigen.
In sehr komplexen Situationen kann es Sinn machen, sich eine Entscheidungskaskade zu überlegen. Wir starten z.B. mit dem Kundennutzen. Aufgaben mit gleichem Kundennutzen werden dann einer Abhängigkeitsanalyse unterzogen. Wenn sich dann immer noch keine Reihenfolge ergibt, dann könnte man noch eine dritte Ebene einfügen und z.B. auf die Risiken schauen. Dieses Vorgehen wird eher im beruflichen als im privaten Kontext genutzt.
Du siehst es gibt diverse Methoden, die sich beruflich wie privat anwenden lassen, um Aufgaben zu priorisieren. Ich empfehle Dir, nicht alles wild durcheinander zu werfen, sondern Dich zu entscheiden. Probiere aus, was sich für Dich anbietet und richtig anfühlt.
Wie Du auch immer vorgehst, am Ende hast Du eine priorisierte Liste Deiner Aufgaben. Wie Du die dann angehst und einplanst, darüber beim nächsten Mal mehr.