Ich habe Dir bereits die Methode „Getting things done“ (GTD) vorgestellt und beschrieben, wie ich sie im Beruf anwende. Heute stelle ich Dir vor, wie mein privates System aussieht.
Private und berufliche Termine und Aufgaben organisiere ich weitgehend getrennt. Ein normaler Tag beginnt bei mir mit Familienzeit oder er endet damit. Dazwischen kann ich mich aber auf den Beruf konzentrieren. Nur, wenn private Termine in meine berufliche Zeit fallen, werden sie Teil der beruflichen Planung. Wenn ich also z.B. einen Arzttermin nur während meiner Arbeitszeit bekomme, dann muss ich das natürlich beruflich berücksichtigen. Gleiches gilt, wenn ich an meinem „freien Tag“ einen Workshop moderiere, vermerke ich das im privaten Kalender, damit ich dann keine privaten Termine ausmache. Meine einzelnen Meetings stehen aber nicht in meinen privaten Kalender.
Erfassen und Durcharbeiten
Auch hier habe ich mal alle Themen, die locker umherflogen, an einem Ort zusammengefasst. Ich persönlich habe alles in meiner Art bullet journal, das ich zum leichteren Lesen hier nur „Kalender“ nenne. Es enthält neben einem Kalender mit Monats- und Wochenansichten auch verschiedene Listen, in denen ich thematisch Aufgaben bündele.
Emails erreichen unsere Familie über eine zentrale Emailadresse. Eingehende physische Post wird direkt geöffnet und gelesen. Was weg kann, kommt direkt in den Papierkorb. Was bearbeitet werden muss, kommt in ein Kästchen in der Küche, wo auch z. B. Kassenbons und Rechnungen landen für die spätere Buchhaltung. Mit Elternbriefen von Kita oder Schule wird genauso verfahren. Nur dass wir das meist direkt erledigen. Ich halte es hier mit der 2-Minuten-Regel: Was weniger dauert, wird direkt erledigt.
Wenn mir etwas einfällt, was zu tun ist, dann kommt das in meinen Kalender – entweder in die entsprechende Monats- oder Wochenübersicht oder in die jeweilige to do –Liste.
Organisieren
Unterlagen werden im Büro in Ordnern aufbewahrt. Außerdem gibt es in Outlook Unterordner für Emails, die aufbewahrt werden und Ordner auf dem Laufwerk. Emails, die Aktivitäten erfordern, werden in Outlook mit einer Kategorie gekennzeichnet.
Listen führe ich auch in meinem Kalender. Zum Beispiel notiere ich laufend Geschenkideen. Und ja, wir haben einen Haushaltsplan. Wenn ich mir nicht einplane, die Steuererklärung zu machen, wird das nie was. Der Müll und die Wäsche bringen sich allein in Erinnerung. Aber dass die Waschmaschine mal wieder gereinigt werden möchte, daran erinnert unser Haushaltsplan.
Wichtig zum Thema Organisieren finde ich noch das Stichwort „Automatisieren“. Das können Terminserien im Kalender sein, um Kontoauszüge abzurufen oder die Schulhomepage zu checken, oder auch das Bezahlen von Rechnungen per Lastschrift oder Dauerauftrag.
Privat wird nicht so viel delegiert J In der Familie besprechen wir am Wochenende, was ansteht und wer was macht. Das heißt aber nicht, dass man nicht unter der Woche nochmal erinnern muss. Und nein, lange Gesichter bleiben dabei auch nicht aus. Hier ist wieder die Frage, was Dir wichtiger ist: Allseits beliebt sein oder auch mal Zeit für Dich.
Durchsehen
Und so sieht meine private Routine aus:
- Monatsplanung: Am Ende eines Monats plane ich den kommenden Monat. Dafür entspanne ich erstmal beim Anlegen der Wochenübersichten in meinem Kalender J Ich halte fest, was ich in Bezug auf meine Ziele in diesem Monat erreichen möchte und was dafür zu tun ist. Wer hat Geburtstag? Was wollen wir erleben? Dann übertrage ich dorthin die anstehenden Termine.
- Wochenplanung: Jeden Sonntag plane ich die kommende Woche. Dazu übertrage ich die Aufgaben aus der Monatsübersicht und dem Haushaltsplan in die Woche, ergänze die Termine und erstelle einen Speiseplan. Das alles wird dann idealerweise in der Familienkonferenz besprochen. Hier hapert es noch – die Familienkonferenz fällt zu oft aus…
- Tagescheck: Jeden Abend checke ich meinen Kalender und überprüfe, was am nächsten Tag ansteht. Und wir merken direkt, wenn das nicht stattfindet. Dann werden nämlich Dinge vergessen, morgens muss mal eben noch schnell <was auch immer> und schon sinkt die Laune …
- Jeden Sonntag ist Bürozeit: Dann wird die Box mit der Post und den Belegen durchgearbeitet, erfasst, Rechnungen überwiesen und abgelegt, Konten gecheckt, etc.
Den Überblick, also die Flughöhen in GTD, behalte ich, indem ich mir Zeit nehme für Review und Planung auf Monats-, Quartals- und Jahresbasis. Hier vermische ich dann doch ein Stück weit Beruf und Privat. In meiner Jahresplanung lege ich sowohl private als auch berufliche Ziele fest und plane sie ein.
Außerdem habe ich mir angewöhnt, den Sommerurlaub für eine Art „Boxenstopp“ zu nutzen. Dabei schaue ich auf die einzelnen Rollen in meinem Leben und justiere nach. Die Idee dazu stammt nicht aus GTD, aber sie passt meines Erachtens nach gut dazu.
Ein Cafè eignet sich wunderbar für diese Review- und Planungssessions. Das dauert auch nicht so lange, wie Du jetzt vielleicht denkst. Eine Monatsplanung erledige ich in 30 Minuten. Für eine Quartalsplanung mit Review setze ich eher 2 Stunden an. Alles was ich dazu brauche, sind Papier, Stifte und nicht unbedingt Ruhe, aber Zeit für mich. Die Ergebnisse werden dann ins System übertragen.
Durchführen
Ich plane grob die Aufgaben im Haushalt, aber es bleibt noch genug, was spontan ansteht.
Wichtig finde ich die 2-Minuten-Regel: Was maximal 2 Minuten dauert, wird direkt erledigt.
Parkinsons Law hilft übrigens auch bei der Hausarbeit: Ich stelle mir einen Timer auf 5 Minuten und mache dazu rockige Musik an. Dann räume ich auf, bis der Timer klingelt und ziehe dann zum nächsten Raum weiter. In der Zeit schafft man einiges. Und wenn mir dabei auffällt, was mal wieder gemacht werden müsste, dann kommt das – genau, in den Kalender.
Die Familienkonferenz hilft auch, wenn am Samstag die Aufgaben verteilt werden. Begeistert ist da keine(r), aber die Alternative wäre, dass ich alles alleine mache.
Wie geht es mir damit?
Da wir beruflich gut eingebunden sind, ist es eher der private Bereich, in dem das System mal an seine Grenzen stößt. Aber solange wir uns an diese Routinen halten, funktioniert es gut.
Auch antizyklisches Handeln klappt so besser. Wer Heizöl nicht erst bestellt, wenn der Tank leer ist, kann besser auf Preise reagieren. Das gleiche gilt für den Kauf von Autoreifen. Wer Geschenke dann mitnimmt, wenn sie einem begegnen, gerät kurz vor einem Geburtstag nicht zusätzlich in Stress und kauft irgendetwas. Und eine im April abgegebene Steuererklärung macht zum einen kein schlechtes Gewissen und ist zum anderen irgendwie beim Finanzamt auch schneller bearbeitet J
Aber wenn den Kindern morgens einfällt, dass sie spontan noch irgendwas für die Schule brauchen, oder ich mal vergessen habe, einen Arzttermin direkt in den Kalender einzutragen, dann geht´s auch bei uns rund. Im Großen und Ganzen aber funktioniert das beschriebene System für uns prima.