Eine der bekanntesten Selbstmanagement- Methoden ist wohl „Getting things done“ von David Allen, abgekürzt auch „GTD“. Es passt meiner Meinung nach super zur Idee dieser Seite – mit Klarheit und Fokus Resultate zu erzielen. David Allen hat darüber auch ein Buch geschriebenn, dass Du zum Beispiel hier kaufen kannst. Daher stelle ich Dir diese Methode heute kurz vor.
GTD setzt sich aus den Schritten
Erfassen – Durcharbeiten – Organisieren – Durchsehen – Erledigen
zusammen. Daraus baut sich eine Routine auf. Folgt man dieser, soll man den Kopf frei haben für Wichtigeres und keine Angst mehr, dass Bälle runterfallen. Was heißt das konkret?
Erfassen
Es beginnt damit, erstmal alle Aufgaben an einem Ort zusammenzugetragen. Viele sammeln diese nicht an einem Ort, sondern eher spontan: hier ein post it, da etwas im Notizbuch, im Kalender, Eingangspost, Emails. Jetzt wird alles zusammengetragen: Aufgaben im Kopf, anstehende Reparaturen, Zeitungsartikel, Rechnungen, Post, …
Am Ende sind alle „losen Enden“ an einem Ort – und das ist nicht mehr der Kopf 😉
Durcharbeiten
Jetzt nimmt man sich eine Sache nach der anderen vor und entscheidet, ob hier etwas zu tun ist. Das heißt Du musst entscheiden:
- ist es Müll und kann weg? Dann ab in den Papierkorb!
- Ist später etwas zu tun? Dann wird eine Wiedervorlage an- und die Info selber abgelegt.
- Die Info kann später mal relevant sein? Dann wird sie abgelegt. Aber Achtung! Nur wirklich relevantes ablegen! Sei hier streng mit Dir!
Ist etwas zu tun? Dann entscheide, zu welchem Thema die Aufgabe gehört und welcher „nächste Schritt“ hier zu tun ist. David Allen spricht hier von Projekten, auch wenn es sich nur um eine kleine Ansammlung von Arbeitsschritten handelt. GTD arbeitet mit der Projektliste, dem Überblick über alle Projekte, zu denen Du schon JA gesagt hast.
Wenn Du weißt, was der nächste Schritt ist, dann gibt es 3 Optionen:
- Erledigen – was weniger als 2 Minuten dauert, wird sofort erledigt. Bedenke, dass wir gerade in der Phase des Überblickverschaffens sind. Um diesen Fokus nicht zu verlieren, ist alles, was länger als 2 Minuten dauert, im System zu verankern.
- Verschieben – hier braucht es wieder eine Erinnerung.
- Delegieren – wenn jemand anderes geeigneter ist als Du oder einfach verantwortlich, dann delegiere. Bist Du auf eine solche Zuarbeit angewiesen, dann setze Dir eine Erinnerung.
Am Ende des Durcharbeitens ist also ein Teil des Inputs weggeworfen, bei einigem der nächste Schritt angestoßen und anderes ins Wiedervorlagesystem aufgenommen. Das ist anstrengend, aber beschert auch das gute Gefühl, die Dinge wieder in den Griff zu bekommen.
Organisieren
In Schritt 3 wird ein System aufgebaut, dass für den jeweiligen Benutzer funktioniert und am Leben gehalten werden kann. Ein System, um sich an Delegiertes und die nächsten Schritte zu erinnern und die „Infos für später“ wiederzufinden.
Dieses System beinhaltet neben einem Papierkorb auch einen Eingangskorb, an dem alle neuen Aufgaben zusammengetragen werden. Das kann auch ein Pappkarton sein – wenn Du ihm diesen Zweck gibst und regelmäßig mit ihm arbeitest.
Außerdem brauchst Du einen Kalender, ein Ablagesystem und Listen. GTD empfiehlt die Listen über „Projekte“, „nächste Schritte“ und „wartet auf“. Ob Du die physisch und digital führst, liegt bei Dir. Es soll für Dich funktionieren. Wenn Du gerne papierhaft planst, aber Deinen Kalender nie dabei hast, wird er Dir keine Hilfe sein.
Durchsehen
Hier geht es darum, das System regelmäßig durchzugehen und zu entscheiden, was zu tun ist und es dann auch zu erledigen.
GTD sieht eine wöchentliche Durchsicht vor. Eine Woche ist kurz genug, damit nichts untergeht und unser Kopf nicht wieder das Gefühl hat, etwas erinnern zu müssen. Denn das nimmt uns Energie, die wir für anderes brauchen.
Durchführen
GTD unterscheidet 3 Modelle, um Handlungen festzulegen.
- 4 Kriterien, um zu entschieden, was jetzt getan wird
- 3 Schritte zur Einschätzung täglicher Arbeit
- 6 Ebenen, um die eigene Arbeit zu überprüfen
4 Kriterien: Kontext – verfügbare Zeit – verfügbare Energie – Priorität
Kontext bedeutet hier, dass manche Aufgaben nur an einem bestimmten Ort oder mit einer bestimmten Ausstattung erledigt werden können. Um Deine Telefonate zu erledigen, braucht es vermutlich neben einem Telefon auch etwas Ruhe. Die Steuererklärung wird vielleicht eher zu Hause gemacht, wenn mind. 2 Stunden Zeit zur Verfügung stehen und der Abgabetermin näher rückt.
Wenn Dir nach Prüfung von Kontext, verfügbarer Zeit und verfügbarer Energie die Wahl zwischen2 Aufgaben bleibt, wähle die mit höherer Priorität. Und nein, nicht Deine Lieblingsaufgabe!
3 Schritte zur Einschätzung täglicher Arbeit
Erledige vorbestimmte Arbeiten: arbeite deine Liste der nächsten Schritte ab.
Erledige, was gerade anfällt: Priorität hat hier, was spontan aufkommt. Indem Du so handelst, gibst Du den ad hoc Themen höhere Priorität als allem anderen.
Bestimmte Deine Arbeit selbst: Gehe Eingangskorb, Emails, Notizen und die Liste „nächste Schritte“ durch. Was weniger als 2 Minuten braucht, wird sofort erledigt. Der Rest wird im System verankert. Die Liste „nächste Schritte“ wird durchgearbeitet.
6 Ebenen, um die eigene Arbeit zu überprüfen
Hier geht es um das Thema Selbstreflektion. Wo willst Du hin in Deinem Leben? Was willst Du in 5 Jahren erreicht haben? Was eher mittelfristig in 1-3 Jahren? Was sind Deine Ziele für die verschiedenen Rollen, die Du übernommen hast? Wie steht es um die laufenden Projekte? Und woran arbeitest Du aktuell? Darauf gehe ich hier nicht näher ein. GTD nutzt hierfür das Bild der Flughöhen, 12.000Meter stehen zum Beispiel für die nächsten 3-5 Jahre.
So, nun kennst Du die Grundzüge der Methode GTD. Und, ist es was für Dich? Falls Du sie bereits nutzt, wie sind Deine Erfahrungen? Lass gerne einen Kommentar da!
Wie oben schon erwähnt, das Buch von David Allen beschreibt die Methode noch deutlich detaillierter.
Wenn Du jetzt wissen möchtest, wie ich das praktisch für mich umgesetzt habe, dann kannst Du Dich auf denen nächsten Artikel hier freuen. Da stelle ich Dir meine persönliche Umsetzung vor.