Kennst Du das Gefühl, dass Dir die Dinge über den Kopf wachsen oder Du sie nicht mehr unter Kontrolle hast? Dann kann es helfen, sich Zeit zu nehmen, um alles aus dem Kopf zu holen. Dafür braucht es nicht viel – Schreibpapier und Stifte genügen, um einen braindump zu erstellen. Damit Du fokussiert bleibst, stell Dir was zu Essen und zu Trinken bereit. Sorge dafür, dass Du 1 bis 2 Stunden ungestört bist. Einen braindump kannst Du überall erstellen – zu Hause oder zum Beispiel in einem Cafe. Wenn zu Hause die Gefahr zu groß ist, dass Du den Prozess unterbrichst, um „das mal eben schnell“ zu erledigen, gehst Du vielleicht besser raus …
Und dann leg los. Schreib einfach alle Aufgaben auf, die Dir einfallen. Egal, wie groß oder klein. Es liest ja keiner außer Dir. Und an alles, was Du aufgeschrieben hast, muss Dein Kopf sich nicht mehr erinnern.
Egal, ob beruflich oder privat. Dein Kopf unterscheidet da eh nicht, sondern versucht alles parallel zu bewältigen. Aber all das gleichzeitig im Blick zu behalten, kostet Energie.
Blockiere Dich nicht durch irgendein System. Wenn Dir nach dem Konzept für Projekt X einfällt, die Mäntel in die Reinigung zu bringen und den Vorsorgetermin zu vereinbaren, ist das doch ok. Hat eine Aufgabe einen Termin, dann schreib ihn direkt dazu.
So schreibst Du also alle Aufgaben auf, an denen Du arbeitest oder noch arbeiten müsstest. Als nächstes kommt die zeitliche Planung. Wenn Du alle Aufgaben auf eine Zeitschiene legst, merkst Du schnell, ob das Geplante überhaupt machbar ist.
Wenn nicht, ist es Zeit für`s Priorisieren. Was kannst Du allein umpriorisieren? Wo hängst Du von anderen ab? Sprich mit den Betroffenen. Sie wissen, bis wann Dein Arbeitsergebnis vorliegen muss und ihr könnt vielleicht einen neuen Termin abstimmen. Eventuell könnt ihr auch über den Umfang der Aufgabe reden. Vielleicht reicht ja ein Zwischenschritt bis zum Tag X und das Endergebnis kann auch später kommen. Dein Chef kann eventuell den Auftrag auch einem Kollegen übertragen oder Dir Unterstützung geben. Das geht nicht immer, aber es ist eine Frage wert.
Für mich ist es eine Frage von Integrität, den anderen ins Boot zu holen, wenn ich denke, dass es ein Problem gibt. Kunde oder Chef bleiben so handlungsfähig. Es stärkt das Vertrauen, wenn der andere weiß, dass mit Problemen nicht hinterm Berg gehalten wird. Bei privaten Themen bist Du vielleicht freier in der Priorisierung. Hüte Dich aber davor, Privates immer wieder hinter Berufliches zurückzustellen. Es zahlt sich nicht unbedingt aus, den Zahnarztbesuch immer wieder zu verschieben, weil ein Meeting ansteht. Um Stress zu vermeiden, achte darauf, dass aus „wichtig“ nicht mit der Zeit „dringend“ wird.
Wenn Du nun alle Aufgaben priorisiert und zeitlich geplant hast, schau Dir nochmal an, ob der neue Plan jetzt realistisch ist. Wenn nicht, dann justiere nochmal nach.
Du hast das Gefühl, alles passt? Dann nimm Dir zum Schluss noch kurz Zeit, aus Fehlern zu lernen. Was hat dazu geführt, dass ein braindump nötig war? Welche Ursachen erkennst Du? Sagst Du zu häufig oder zu schnell „Ja“? Schätzt Du den Aufwand Deiner Aufgaben zu optimistisch? Lege fest, was Du in Zukunft anders machst, um das zu vermeiden.
So, und nun genieße das Gefühl, die Dinge wieder im Griff zu haben und konzentriert daran arbeiten zu können. Ich musste manchmal gar nichts „absagen“. Allein der Prozess des „Aus-dem-Kopf-holens“ und Planens sorgte dafür, dass ich wieder konzentriert arbeiten und ruhig schlafen konnte. Ich hoffe, der braindump bewirkt bei Dir das selbe.
