Mal angenommen, Du hast Dein Ziel definiert und weißt auch, woran Du als nächstes arbeiten möchtest, um ans Ziel zu kommen. Und trotzdem kriegst Du es einfach nicht auf die Straße. Soll ja vorkommen. Vielen fehlt es ja nicht am Willen, etwas zu erreichen, sondern unterwegs hält einen immer wieder etwas ab. Mit dem Schweinehund haben wir uns hier ja schon beschäftigt. Aber der Gute ist nicht allein, nein er hat einen großen Unterstützerkreis, der uns abhält, aufhält, ablenkt, …
Störungen eliminieren
Unterbrechungen gehören dazu. Unsere Konzentration leidet durch Unterbrechungen. Wechselst Du nur 3 Minuten von einer Aufgabe zu einer anderen, brauchst Du danach ca. 2 weitere Minuten, um wieder auf ähnlichem Niveau konzentriert an der ursprünglichen Aufgabe zu arbeiten, wie vor der Unterbrechung. Durch häufige Unterbrechungen kann so die Leistungsfähigkeit um bis zu 40% am Tag sinken.
Um produktiver zu sein, gilt es also, solche Unterbrechungen zu vermeiden. Mit dieser Erkenntnis fällt es Dir vielleicht leichter, ein „Bitte nicht Stören“-Schild aufzustellen, Anrufe mal auf die Mailbox laufen zu lassen oder nicht für jedes Schwätzchen zur Verfügung zu stehen, das gerade ein Kollege führen möchte. Aber vielleicht hilft das auch manchem Arbeitgeber kein Multitasking von seinen Arbeitnehmern zu erwarten, sondern Singletasking zu unterstützen. Das ist einfach effizienter und damit am Ende billiger. Erfordert halt Priorisierung, aber das ist ein anderes Thema.
Um doch für Störungen, also eher Ungeplantes bereit zu sein, plane Dir Puffer ein. Also vermeide es nach Möglichkeit, den ganzen Tag durchzuplanen. Zum einen kannst Du die Länge einer Aufgabe falsch eingeschätzt haben und sie dauert doch länger. Zum anderen kann einfach auch etwas aufkommen, dass Du nicht auf dem Radar hattest. Dann bleibst Du mit Pufferzeiten entspannter, weil Du noch flexibel reagieren kannst.
Manche empfehlen, maximal 60% des Tages zu verplanen. Das kommt sicher auch Deinen Arbeitsalltag an. Bei mir klappt das nicht immer, aber es ist schon mal ein Mehrwert, Pufferzeiten zumindest an manchen Tagen zu haben. Dann bin ich zwar für einen Kunden nicht mehr heute erreichbar, aber ein Termin diese Woche ist vielleicht auch noch ausreichend. Jedenfalls ist das besser als drei Wochen warten zu müssen. Mal abgesehen davon, dass ich mich an Tagen mit Puffer auch entspannter und produktiver fühle.
Die heute so beliebten „back-to-back“-Meetings, bei denen sich ein Meeting ohne Pause an das andere reiht, funktionieren auf Dauer nicht. Meetings enden selten pünktlich. Man wartet also auf zu spät kommende Teilnehmer und muss diese dann erstmal inhaltlich abholen, was für die Pünktlichen ineffizient ist und auch irgendwie respektlos. Am Ende ist dann auch kaum noch jemand bei der Sache, weil man gedanklich schon im nächsten Termin ist.
Daher lass Deine Termine doch einfach 5 nach beginnen und Ende 10 Minuten früher. Statt 13:00 bis 14:00 geht der von Dir organisierte Termin also von 13:05 Uhr – 13:50 Uhr. Um die Pünktlichen zu belohnen, legt ihr um 13:05 auch direkt los und wartet nicht mehr. Das 10 Minuten frühere Ende lässt Zeit für eine Biopause oder man kann kleine to dos aus dem Meeting direkt erledigen. Einen Termin einstellen oder eine Mail schreiben ist in den 10 Minuten drin. Und beginne lieber 5 Minuten später als ein 5 Minuten früheres Ende einzuplanen. Meiner Erfahrung nach ist es wahrscheinlicher, 5 nach pünktlich anzufangen als 5 vor pünktlich zu enden.
Und wo wir schon bei produktiven Meetings sind: Halte die vereinbarten to dos schriftlich fest und sorge dafür, dass ihr sie im nächsten Termin nachhaltet. Wenn das nicht passiert, sind sie nur eine waage Absicht, aber Fortschritt entsteht erst, wenn auch was getan wird. Und das zu checken, erhöht schon die Wahrscheinlichkeit, dass die to dos auch angegangen werden.
Schärfe Deine Säge
Irgendwann lässt bei jedem die Energie nach. Das gilt im Laufe eines Tages genauso, wie im Laufe der Woche oder des Jahres. Warte dann mit dem Aufladen der Batterien nicht bis zum Wochenende oder bis zum nächsten Urlaub.
Die Batterien laden wir in regelmäßigen Pausen auf oder bei Aktivitäten, die uns gut tun.
Natürlich gibt´s auch hierzu eine „Methode“ – das Pomodoro-Prinzip. Demnach arbeitest Du 25 Minuten an einer Aufgabe und machst dann 5 Minuten Pause. Das wiederholst Du 3mal. Nach dem 4. Arbeitsblock. Gönnst Du Dir dann eine große Pause, die bis zu 30 Minuten betragen kann.
Diese Methode ist auch gut geeignet, um Deinen inneren Schweinehund in den Griff zu bekommen. Das Thema hatten wir ja schon. Dem Schweinehund fällt das Anfangen schwer, aber wenn Du ihn erstmal aus der Hängematte geholt hast, kommt er doch auch in den Flow und 25 Minuten sind kurz genug, um es anzugehen, aber lang genug, um in den Flow zu kommen.
Es gibt auch Untersuchungen wonach 5 Minuten Pause jede Stunde Deiner Leistungsfähigkeit gut tun. Warte mit Pausen nicht zu lange. Nein, Du sollst Dich nicht zu Deinem Schweinehund in die Hängematte legen, sondern auf Dich und Deine Energie achten. Nach spätestens 90 Minuten schaltet Dein Körper in den Energiesparmodus. Du wirst unkonzentrierter, weniger leistungsfähig. Nach ca. 4 Stunden braucht der Körper eine längere Pause. Viele machen dann Mittagspause.
Diese Punkte zu ignorieren und einfach weiter zu arbeiten, macht Dich zum sprichwörtlichen Waldarbeiter, der mit stumpfer Säge Bäume fällt, weil er keine Zeit hat, die Säge zu schärfen. Von außen betrachtet wirkt das nicht sehr schlau und trotzdem begegnet mir das so häufig. Weil einfach viel zu viel (gleichzeitig) auf den Schreibtischen und Werkbänken liegt, driften wir ins Multitasking und pausenlose Arbeiten. Aber es ist ein Trugschluss, dass das produktiver oder effizient wäre. Da kämen wir wieder hin, wenn wir uns fokussieren und Arbeit fertig machen, bevor wir eine neue beginnen und ruhen, wenn wir Ruhe brauchen. Scheinbar braucht es ihn heute, den Mut zur Pause.
Wie kannst Du das nun für Dich umsetzen?
- Schau jetzt mal in Deinen Kalender. Wieviele Pausen lässt Dir Dein Terminkalender für die nächste Woche, den nächsten Monat? Zu wenig? Dann baue Dir jetzt bewusst Pausen in Deine Planung ein. Und dann nimm sie Dir auch. Das ist weder dreist noch faul, sondern menschlich und effizient.
- Reflektiere an einem Tag ohne Pausen, wie es Dir geht und vergleiche das mit einem Tag, der Dir Pausen lies. Wie fühlst Du Dich? Wieviel hast Du an diesen Tagen geschafft. Und achte hier wirklich auf geschafft wie fertiggestellt und nicht gemacht wie bearbeitet.
- Reflektiere, nach welchen Aktivitäten Du das Gefühl hast, Energie bekommen zu haben, Deine Batterien aufgeladen zu haben. Ist das beim Sport der Fall oder im Kontakt mit anderen Menschen, wenn Du ein Buch liest oder einen Spaziergang machst? Dann plane diese Aktivitäten regelmäßig ein. Und nein, warte nicht bis zum Urlaub, um mal wieder in die Natur zu gehen. Auch das geht täglich – Du wirst den Unterschied merken.
Falls Du hierzu weitere Tipps oder Begleitung bei der Änderung benötigst, melde Dich gerne bei mir.