Für viele ist der Bürokram das Schlimmste am Haushalt und im Job. Papier ist geduldig – so heißt es. Und tatsächlich kann man einiges auf- und vor sich herschieben, bevor der Papierkram Ärger macht.
Aus meiner Sicht ist Bürokram eine klassische Prio 2-Aufgabe, wichtig aber nicht dringend. In dem du diese regelmäßig angehst, verhinderst du, dass sie zu einer dringenden und wichtigen Prio1–Aufgabe werden. Und du weißt ja, Stress kommt auf, wenn es um Prio-1-Aufgaben geht, die nun wirklich mal erledigt werden müssen.
Wie aber gehst du das am besten an? Hierzu habe ich 10 Tipps für dich:
- Erledige Dinge sofort!
Prüfe die Post direkt beim Eingang auf mögliche to dos und lege sie nicht erstmal auf einen Stapel. Mach es dir zur Angewohnheit, alles, was ohne viel Aufwand sofort erledigt werden kann, auch sofort zu erledigen. Manche haben dafür eine 2-Minuten-Regel.
- Sammle eingehende Post an einem Ort!
Nimm die Post, die unter der Woche reinkommt, in die Hand und öffne sie. Prüfe und entscheide:
- Brauche ich das noch? Nein, dann ab in den Papierkorb (z. B. Werbung, Zeitungen).
- Muss ich etwas erledigen? Nein, dann Ablage (z. B. Infoschreiben, Elternbriefe).
- Kann ich das sofort erledigen? Dann tu es (z.B. kurze Rückantworten).
- Muss ich etwas tun und brauche dafür länger Zeit? Dann sammle all diese Vorgänge an einem festen Ort. Ich habe dafür z.B. eine Box in der Küche.
- Nötigste Büroartikel auf Vorrat und an einem Ort!
Damit die Büroarbeit flüssig von der Hand geht, ist es wichtig, die dafür erforderlichen Arbeitsmittel vorrätig zu haben. Vieles kann man heute online erledigen. Du musst also z.B. keine Überweisungsformulare mehr vorrätig haben. Aber Dinge wie Briefumschläge, Briefmarken, Schere, Locher etc. sollten griffbereit sein, wenn du dich mit Büroarbeit beschäftigst.
Mir hilft es auch, eine kleine Auswahl an Büroartikeln in der Küche zu haben. Wenn ich schnell etwas erledigen kann, dann muss ich nicht extra ins Büro, sondern nehme mir einen Briefumschlag und eine Briefmarke aus dem Fach und ab geht der Brief in die Post. Das muss dann nicht extra bis zur Bürozeit warten.
- Verankere Aufgaben in Deinem Kalender und nicht in einem to-do-Stapel!
Manchmal kommt mir beim Durchsehen der Post auch eine Idee, die ich aber nicht sofort umsetzen kann. Vielleicht eine Geschenkidee oder ein Restaurant, das ich mal besuchen könnte oder ein Termin, an dem ich gerne teilnehmen würde. Dann versuche ich, mir nicht den Hinweis aufzuheben, sondern mir eine Notiz zumachen. Das kann in der Geschenkliste oder im Kalender sein.
- Plane regelmäßig Bürozeit ein!
Wenn du dir jede Woche Zeit für Deinen Papierkram reservierst, dann kannst du die zu erledigenden Dinge bis dahin an ihrem Warteort ablegen und musst dir keine Sorgen machen, dass du sie vergisst.
Bei mir ist jeden Sonntag nach dem Mittag Bürozeit. Da nehme ich mir die Box aus der Küche und setze mich an den PC im Büro. Dort sind nämlich auch alle Ablageordner. Dann checke ich Konten, erledige noch offenen Schriftverkehr, bezahle Rechnungen oder mache z. B. auch die Steuer. Durch diese Routine muss ich mir unter der Woche keine Gedanken um den Papierkram machen. Auch wenn ich keine Probleme habe, mich zu Bürotätigkeiten zu motivieren, ist es trotzdem entlastend, das nicht dauernd im Kopf haben zu müssen.
- Automatisiere Vorgänge!
Alles, was Du automatisierst, musst du dir nicht selbst in Erinnerung rufen. Das können Zahlungen sein oder auch „Info-checks“.
Wenn Du oft Zahlungstermine vergisst, dann wäre Dein Zauberwort wohl Dauerauftrag oder Einzugsermächtigung. Richte für regelmäßig wiederkehrende, gleichbleibende Zahlungen (z.B. Miete) einen Dauerauftrag bei Deiner Bank ein. Ändert sich der Betrag wie z.B. bei einer Telefonrechnung oder einem Versandhändler, dann kannst Du dem Zahlungsempfänger auch eine Einzugsermächtigung erteilen. Dann bucht er den jeweils fälligen Betrag von Deinem Konto ab. So versäumst du die Zahlungsfristen nicht mehr. Und ohne Mahnungen wird wohl auch die Menge an eingehender Post etwas kleiner.
Wenn z.B. die Schule Deiner Kinder oder ein Verein regelmäßig über die Homepage z.B. über anstehende Termine informiert, kann es sinnvoll sein, Dir eine Terminserie anzulegen, um dich an das Checken dieser Seite zu erinnern.
- Behalte den Überblick in Deiner Ablage!
Lege deine Papiere nicht einfach wahllos ab, sondern überlege dir ein für dich passendes System. In welche Kategorien kannst du deine Unterlagen einordnen? Welche Unterkategorien sind sinnvoll? Ich stelle demnächst das 7×7-Ordner-System vor. Vielleicht wird das auch eine Idee für dich.
- Lege die Dinge nicht irgendwo hin sondern am richtigen Ort ab!
Wenn du dir das System überlegt hast, dann lege die Dokumente regelmäßig am richtigen Ort ab. Keine Zwischenstapel! Wenn Du das Papier in der Bürozeit in die Hand nimmst und erledigt hast, dann lege es danach direkt am richtigen Ort ab.
- Spiegele Dein physisches und digitales Ablagesystem!
Wenn dein System physischer Ordner für dich passt, dann überlege, wie du dasselbe System für deine digitale Ablage nutzen kannst. Dann muss dein Hirn sich nämlich nur eine Struktur merken. Wenn Du einen Aktenordner „Finanzen“ hast, in dem du Unterlagen deiner Bank ablegst, warum dann nicht auch einen Dateiordner „Finanzen“ auf dem Laufwerk oder als Emailordner? Wenn du dann einen Vorgang zu Finanzen hast, dann kommt der immer in den Finanzordner.
- Ordne Deine Finanzen!
Ein Großteil des „Bürokrams“ hat mit Finanzen zu tun. Da kommen Rechnungen, Vertragsänderungen, Zahlungsinformationen. Übersiehst du eine solche Information und bezahlst die Rechnung nicht, kommen schnell Mahngebühren hinzu. Kommt eine Mahnung und du kannst nicht nachvollziehen, ob du diese wirklich noch nicht bezahlt hast, zahlst du eventuell doppelt oder bist ewig mit der Recherche beschäftigt.
Hier daher mein Tipp – bring deine Finanzen in Ordnung und behalte den Überblick!
Mit diesen kleinen Tricks kann es Dir gelingen, Ordnung in Deinen Papierkram zu bringen. Was ist deine persönliche Herausforderung beim Umgang mit dem geliebten Papierkram? Oder hast du einen Tipp, den du gerne teilen möchtest? Dann immer her damit!